De digitale oplossing voor het registreren van bezoekers

Het registeren van je bezoek hoeft allang niet meer via de receptie. Dit kan echt een stuk makkelijker. Ooit wel eens gehoord van een digitale receptie? Met een digitale receptie kan je onnodige receptie taken uit handen nemen. Het werkt allemaal geheel automatisch en je kan gedag zeggen tegen al dat papierwerk. In deze blog zal ik meer uitleg geven over het fenomeen van een digitale receptie. Hierin bespreek ik wat het inhoudt en hoe de software precies werkt.

Digitale receptie
Met digitale receptie software kan je bezoekers op een professionele en makkelijke manier uitnodigen. Met behulp van het Webportaal kan je bezoekers een uitnodigingsmail versturen in je eigen huisstijl met QR-code, routebeschrijving en parkeerinstructies. Met de QR-code kan de bezoeker zich makkelijk, snel en covid-proof aanmelden. Dit doe hij/zij door de QR-code te scannen bij het bezoekerstablet. Nu is al dat papierwerk en het wachten op de receptie niet meer nodig. Het wordt nu in plaats van registreren op papier, razendsnel digitaal registreren. Wanneer hij/zij de QR-code heeft gescand krijgt de uitnodiger direct een melding dat de desbetreffende bezoeker er is. Zo kan de uitnodiger de bezoeker meteen ontvangen, wanneer deze zich heeft aangemeld.

Welke stappen moet je volgen?
Om gebruik te maken van een digitale receptie moet je een 6-tal stappen volgen. Als eerste moet je een afspraak maken en inplannen via het portaal of je agenda. Wanneer je dit gedaan hebt, stuurt het systeem automatisch een uitnodiging per mail naar de bezoeker. Hier staan ook alle Corona en bezoekers instructies bij. Wanneer de bezoeker een uitnodiging heeft gehad, moet hij zich bij binnenkomst contactloos aanmelden met de QR-code die hij/zij verkregen heeft. Nadat dit gebeurt is, hoeft de bezoeker alleen nog maar de voorwaarden te tekenen en een aantal corona vragen te beantwoorden. Als dit voltooid is krijgt de afspraakeigenaar een melding en kan het bezoek ontvangen worden.